非营利组织 | 03/01/2024
关键见解
- 对于非营利组织来说，确保工资和费用准确分配至关重要——不仅是为了遵守监管要求，也是为了让管理层清楚了解项目绩效。
- 我们建议非营利组织实施全面的成本分配计划，其中应包括直接成本、间接成本和间接成本。该计划有助于确保财务管理的透明度和高效性。
- 一旦确定了相关成本，就需要确定适当的分配基础。根据具体情况和成本性质，可能需要采用不同的分配方法，以便更准确地进行财务报告和决策。
由于复杂性和缺乏自动化，在拨款和计划之间分配费用是否让您感到沮丧？这是非营利组织常见的痛点。
对于非营利组织来说，合理分配工资和费用对于合规目的和管理层对项目绩效的理解至关重要。 分配 该过程通常是手动的且耗时。
回顾一些有用的提示，使分配过程更加顺畅。
采用成本分配计划
制定成本分配计划对于非营利组织确保财务透明度和一致性至关重要。该计划应概述需要分配哪些成本，并记录分配成本的方法和方法。每年审查和更新该计划以反映运营或法规的任何变化非常重要。
一份记录良好的成本分配计划具有多种优势，包括财务报告的逐月一致性以及每月分配决策的明确理由。这种结构不仅支持合规性，而且还能更好地进行决策和财务监督。
确定要分配的成本
确定要分配哪些成本是制定有效成本分配计划的关键步骤。以下是确定是否以及如何分配成本的关键考虑因素：
- 直接成本：这些成本直接归因于特定计划或拨款，并且可以轻松与其联系起来。例如，专门为某个计划或拨款工作的工作人员，以及该计划或拨款专门使用的用品。
- 间接成本：这些费用是支持计划和拨款活动所必需的，但由整个组织分担。例如，监督计划人员的主管人员，以及与培训、差旅和惠及多个计划的用品相关的费用。
- 间接成本：这些是整个组织范围内的开支，例如占用和行政费用。重要的是评估这些间接费用的任何部分是否可以分配给计划或赠款（如果允许），以确保更准确地反映计划费用。
通过明确定义和分配这些成本，非营利组织可以确保准确的财务报告，提高透明度，并更好地展示其项目的效率和影响力。
确定分配依据
确定要分配哪些费用后，下一步就是确定适当的分配基础。根据费用的性质和具体情况，可能需要不同的分配方法。以下是几个例子：
- 员工成本：对于跨多个项目工作的员工，分配可以基于其时间卡上记录的每个项目所花费的时间。
- 员工福利：这些可以根据每个项目中全职员工当量（FTE）的数量进行分配。
- 入住成本：这些可以根据每个程序在组织设施内使用的平方英尺数进行分配。
关键是要建立一致、合理且记录良好的分配基础，以反映每个项目的真实成本。这可确保准确性、透明度，并符合内部管理需求和外部报告要求。
实施成本分配计划
成本分配计划的实施将取决于贵组织的软件功能以及分配百分比的变化频率。为了简化此过程，重要的是根据成本性质和可用工具采用适当的分配方法。以下是主要方法：
- 交易分配：此方法涉及在输入时将费用直接编码到相应的成本中心。对于直接项目成本或可预测且预先知道的分配（例如跨部门共享的软件费用），这种方法最有效。许多总帐和支出管理系统可以自动执行这些分配，从而提高效率和准确性。
- 工资分配：工资支出（包括工资和税金）可通过工资系统进行分配。通过将员工分配到系统内的特定位置、部门或计划，可以相应地分配工资和税金。如果员工根据特定补助金跟踪时间，则将补助金跟踪集成到工资单中将允许更详细和准确的分配。与您的工资单提供商合作建立系统集成或总帐导出，以简化工资单数据输入财务管理系统的过程。
- 动态分配：这些分配适用于可能定期波动的间接和间接成本，例如每月的一般和管理费用或按全职员工分配的健康福利。理想情况下，这些分配按月计算，使用分配基础（例如按计划分配的全职员工百分比），并将这些百分比应用于医疗保健等共享成本。许多现代财务管理系统可以自动执行这些动态分配，确保各个时期的准确性和一致性。
通过利用这些分配方法，您的组织可以确保费用得到一致且准确的分配，从而提供更清晰的财务洞察并支持更有效的决策。
我们如何提供帮助
如果您发现管理当前成本分配很困难（或缺乏成本分配），Chartered 团队将为您提供帮助。我们提供全面的咨询和外包服务，旨在简化和优化您的分配流程，确保准确性和效率。让我们帮助您消除分配的复杂性，这样您就可以专注于最重要的事情：实现组织的使命和财务目标。